Új mintairoda az ACADEMIA Irodaházban
Egy költözés mindig hatalmas kihívásokkal jár. Irodaköltöztetés esetén a helyzet pedig még nehezebbnek bizonyul. Lépéseink pontos megtervezése és a folyamat helyes menedzselése egyszerre igényel kellő tudást és teljes felkészültséget. Az elmúlt években szerzett tapasztalataink segítségével most összeállítottunk egy öt lépéses listát, amely minden irodakereső számára segítségül szolgál.
1 év a költözésig / lejáratig – Hogyan is kezdjük?!
Mielőtt bármibe is belevágunk, érdemes megnéznünk jelenlegi irodánk szerződéséhez tartozó kötelezettségeinket, a határidőket és egyéb tudnivalókat.
Amikor ezen információk rendelkezésünkre állnak, célszerű az irodapiac felfedezésével indítani a folyamatot. Az igényeink pontos meghatározása alapvető fontosságú, hiszen ezáltal választhatjuk ki könnyedén a legkedvezőbb opciókat.
Irodaköltöztetés esetén azonban érdemes további szolgáltatókkal is számolni: álmaink irodájához belsőépítészre, projektmenedzserre, kereskedelmi ingatlan jogászra is szükségünk lehet.
Egy cég mindennapi működéséhez a technikai körülmények megfelelő biztosítása is külön odafigyelést igényel. A gondtalan költözés érdekében az IT és a gyengeáramú, illetve a telekommunikációs partner kiválasztása is a teendők részét képezik. A bútorozás, a branding és az iroda berendezése pedig szintén elengedhetetlen fontosságú, hiszen így teremtjük meg a kellemes mindennapi környezetet munkavállalóink számára.
A tökéletes választáshoz ugyanakkor elengedhetetlen lépés az irodák személyes bejárása! A főbb szempontok alapján kiválasztott legjobb 5-6 lehetőség közül a végső döntésben bejárások alkalmával szerzett tapasztalat lesz a leginkább mérvadó. Ha megvan a befutó, a szerződés részleteinek és a határidőknek az egyeztetése a következő feladat.
4-6 hét – Elkezdődik a visszaszámlálás!
A költözés előtt általában a bérbeadó korábban hozzáférést biztosít a bérleményhez, mely időt érdemes kihasználni az IT és a gyengeáramú rendszerek kiépítésére.
Javasolt elkezdeni az egyeztetést a költözésben aktívan résztvevő partnereinkkel is. A költöztető, a technikai eszközöket szállító cég, illetve a takarító cég kiválasztása kiemelten fontos szerepet játszik a folyamatban.
A pontos időzítés meghatározása után, adminisztratív jellegű teendőinket is ajánlatos elindítani: a névjegyek, a postacím megváltoztatása, a partnerek és a bank, biztosító értesítése is mind meghatározó feladat.
Ne felejtsük el egyeztetni az új épület Házirendjét a költöztető céggel és a résztvevő kollégákkal.
3 hét – Az utolsó részletek
Miután az operatív jellegű kérdésekkel elkészültünk, érdemes megosztani minden munkavállalóval a költözés pontos menetét.
Ez az időszak a költözésre való felkészülés legfontosabb periódusa, így az apró részletekre is célszerű kellő figyelmet szentelnünk. A hulladék tárolása, a teherliftek foglalása, a kivitelezők munkájának folyamatos monitorozása mind nélkülözhetetlen tényezői a problémamentes költözésnek.
A bérbeadóval minden kérdést ajánlott időközben egyeztetni a félreértések elkerülése végett. Az irodaházba való belépési jogosultság előkészítése a bérbeadó felelőssége is, így akár ebben is fordulhatunk hozzá segítségért.
1-2 hét – Végső simítások
Javasoljuk, hogy a munkavállalók zavartalan belépése érdekében minden eszközt és kódot időben biztosítsunk! Ekkortájt célszerű még egy bejárást szervezni, így a munkavállalók esetleges problémáit a költözés előtt orvosolhatjuk.
A nagy nap – bázisváltás
Elérkezett a költözés napja! Fontos, hogy először az IT eszközeink érkezzenek meg épségben, amelyek működését tanácsos rögtön tesztelni. Ezután következnek a dekorációs elemek, amelyek segítségével még inkább feldobhatjuk leendő környezetünket.
A kivitelezőkkel javasolt minden funkciót ellenőrizni az irodában, hogy működésük zavartalanul segítse alkalmazottjaink munkáját. A feleslegessé vált bútorokat értékesítsük mielőbb, illetve minden egyéb fennmaradó teendőt is véglegesítsünk.
A beköltözést követően ellenőrizzük le az új irodát a bérbeadóval közösen és jelezzük neki minden javítási kérésünket! Ezeket írásos formában a hibajegyzékben köteles rögzíteni a bérbeadó.
Ha mindezzel megvagyunk, akkor pedig gond nélkül élvezhetjük az új irodánk adta lehetőségeket. Sikeresen elkészült álmaink irodája!
