Mi a property menedzser legfontosabb feladata? Vannak még lehetőségek az üzemeltetési költségek csökkentésére? Hogyan lehet spórolni az áramon? Fábri Gabriellával, a ConvergenCE vagyonkezelési igazgatójával beszélgettünk.
Nem olyan régen csatlakozott a ConvergenCE csapatához, ezt megelőzően az EC Harris-nél dolgozott. Milyen küldetéssel érkezett a Convergence-hez?
Majdnem egy éve csatlakoztam a ConvergenCE csapatához, mint a property menedzsment, azaz az ingatlankezelési részleg vezetője. Az elsődleges célom az Eiffel Tér irodaház kiváló működését biztosítani. Cégünk kis létszámú, de nagyon felkészült csapattal rendelkezik, ahol minden szükséges területre kiváló szakemberünk van, aki az adott témából a legtöbbet ki tudja hozni. Mindannyiunkról elmondható, hogy nagyon szeretjük az épületet és a bérlőinket, ennek megfelelően biztosítani tudjuk, hogy az Eiffel Tér Irodaház kiemelkedően és hatékonyan működjön, bérlőink különlegesnek érezzék magukat.
Mekkora súlya, jelentősége van a property menedzsmentnek az iparágon belül?
A piac eléggé kiszélesedett, mind kivitelező, mind tanácsadó cégek igyekeztek olyan feladatot találni maguknak a fejlesztési piac lassulásával, ami ha nem is kimagasló, de kiszámítható, jövedelmet biztosít. A property menedzsment (PM) szorosan összefügg a műszaki üzemeltetéssel, ami valóban nagyon fontos egy épület üzemeltetésénél, ugyanakkor az is lényeges, hogy ezt egy olyan szakember felügyelje, aki viszont tisztában van a PM egyéb részfeladataival is. Nem elég az, hogy pl. a kazánt karbantartják, meg az őrszolgálat tudja, hogy mire kell vigyáznia, stb., azt is tudni kell, hogy ezeket a szolgáltatásokat hogyan koordináljuk és milyen minőségben és árszínvonalon kell nyújtani azokat. A PM jelentősége nagy, hiszen felelőssége kiterjed többek között a bérlők elégedettségének biztosítására, a bérleti és működési bevételek számlázására, és beszedésére, az épület üzemeltetésének felügyeletére és a tulajdonos felé történő részletes beszámolók, riportok készítésére is. A PM az elsődleges kapcsolattartó mind a bérlők, mind a tulajdonos vagy vagyonkezelő felé. Megfeleltünk annak a pozitív bérlői és befektetői elvárásnak, hogy zöld minősítést szerezzünk (az Eiffel Tér Irodaház BRREAM minősített), azonban az élet nem állhat itt meg, az üzemeltetésnek is zöld szemszöggel kell működnie. Ez megjelenhet akár a napi kommunikációban is, például amit lehet, elektronikus formában küldünk a bérlőknek a környezetkímélés jegyében. Ugyanez igaz, ha valamiféle műszaki megoldáson dolgozunk az épületen, vagy egyszerűen „csak” arról gondolkodunk, hogy milyen világítótesteink vannak, azokat hogyan lehet gazdaságosabban működtetni, figyelemmel a fenntarthatóságra. Nagyon sok új műszaki megoldás van már ezen a területen, melyeket folyamatosan meg kell ismerni és ahol lehet, alkalmazni kell őket.
A bérlő számára elsődleges fontosságú az, hogy mennyi bérleti díjat fizet, de legalább ennyire fontos az is, hogy milyen szolgáltatást kap az épületben, és az a szolgáltatás mennyibe kerül. Mennyire érzi magát otthon, hiszen a hétköznapok nagyobb részét az irodájában tölti. Én is dolgoztam olyan irodaházban, ahol csak súlyos pénzekért voltak hajlandók fénycsövet cserélni, és előfordult, hogy napokig úgy dolgoztunk, hogy villogott az egyik, majd a másik fénycső is. Szerintem ez nem A-kategóriás üzemeltetés. Szomorú, ha a nagy költségcsökkentési igyekezet folyamán elfeledkeznek a bérlőről. Mivel az ingatlan elsődleges értéke a bérlő, az Eiffel Tér Irodaházban minden a bérlőért és az ő érdekükben történik.
Eddig mik a tapasztalatok PM-vezetőként az Eiffel Tér irodaházzal?
Ez egy relatív új és nagyon jó minőségben megvalósított épület, ami különleges helyszínen van, különleges környezetben, amihez nekünk nap, mint nap alkalmazkodnunk kell. De ez jó dolog. Különleges az épület azért is, mert 97 százaléka bérbe van adva, a bérlőink neves nemzetközi és magyar cégek, akiknek magas színvonalú igényeik vannak a szolgáltatásokkal kapcsolatban. A ConvergenCE butik üzemeltetőként egy aránylag szűk piaci szegmensben tevékenykedik. Célunk a minőségi szolgáltatás és a reális ár – érték arány fenntartása. Idén már a harmadik év üzemeltetési költség elszámolását zártuk le bérlőinkkel, akik többsége kérdés nélkül, reálisnak tartva a költségek szintjét, elfogadta az elszámolást. Természetesen vannak, akik mélyebben elemzik az elszámolásunkat, pont ma zárult le az egyik nagy bérlővel az ilyen jellegű részletes egyeztetés, de büszkén jelenthetem: a bérlő teljes megelégedéssel távozott, mindent rendben talált.
Milyen típusú részletek iránt érdeklődnek jellemzően a bérlők?
A bérlők felismerik, hogy mely tételek emelkednek évről évre, mely költségsorok növekednek a részletes elszámolásban. Természetesen rendszerint rákérdeznek ennek okaira. Nem titok, hogy az építményadó például számottevően emelkedett az előző évhez képest a VI. kerületben, ami önmagában is jelentős költségtétel. Némely soron megemeltük a szolgáltatás színvonalát, ami kicsit többe kerül ugyan, de másik oldalon gyorsul a reakcióidő, szélesebb körű szolgáltatást kapnak a bérlőink. Teljes „open-book” rendszerben dolgozunk és jóval infláció alatti emelkedéssel tartjuk a költségvetésünket.
A piac elérte már a mélypontot üzemeltetési költségben vagy van még hova faragni a díjakat?
Mindig vannak új lehetőségek az üzemeltetési költség optimalizálására. Élni kell például a közműdíjak tenderezési lehetőségével. Egész évben figyelni kell a piac alakulását, és ki kell használni a kedvező időpontot. Az elektromos áram piacán például 1-2 hónapja volt egy olyan mélypont, amikor egyszerűen le kellett kötni a 2014 évre az elektromos áramot. Ezt a tavalyelőtti ár alatt sikerült megtennünk. Ez egy kiváló lehetőség a költségcsökkentésre. Az elektromos áram az üzemeltetési költség kb. egyharmadát adja, így jelentős csökkenést sikerült elérnünk idén, már 2014 évre. Véleményem szerint még messze nem használtuk ki az üzemeltetési költség optimalizálásának összes lehetőségét, még akkor sem, ha azt gondoltuk, hogy nagyon jól csinálunk mindent. A technika és technológia folyamatosan fejlődik, ezzel élni lehet és kell. Mindig van helye a javításnak, mindig nyitott szemmel kell járni, hogy napról napra jobbak legyünk, tartva és javítva a minőséget, és szorosan figyelve a költségeket.
Tudatosabbak lettek a bérlők a válság kitörése óta?
A bérlők egyrészt együtt fejlődtek a piaccal, másrészt tapasztalatokat szereztek. Lakásbérlőként még nem voltak tapasztalataik vagy elvárásaik irodaházakkal szemben. Egyrészt egyértelmű, hogy több helyről kérnek be árajánlatot, másrészt az is egyre gyakoribb, hogy szakértőt is felkérnek a keresés során. Nem feltétlenül ingatlan-tanácsadót, hanem van példa arra is, hogy műszaki szakemberrel mennek ki egy irodaház bejárására. A költségek mértéke természetesen a lehető legérzékenyebb téma a tárgyalásokon.
A facility menedzser mennyit tud hozzáadni egy már megépült irodaházhoz?
Eljött végre az idő, hogy elmondhatjuk: többgenerációs épületek vannak a piacon. Az Eiffel Tér irodaházban a legmodernebb légkezelési rendszer működik. Egy régebbi épületnél, ahol a fan-coil egységek a parapeten vannak, nem lehet ugyan ezt a komfortérzetet elérni. Az üzemeltető mit tud ebből kihozni? Játszik a gépészet lehetőségeivel, a befújt levegő hőmérsékletével, megpróbál megfelelni az elvárásoknak. Nem könnyű, főleg olyan épületben, ahol ablakot sem lehet nyitni, és régi a rendszer. Az igényes tulajdonosok ezt észrevették, és bizony fejleszteni kezdték a már meglévő, kevésbé modern irodaházaikat. A gépészet mellett azonban az is fontos, hogy hasonló módon, üzleti etikettnek megfelelően öltözzünk az irodákban nők és férfiak. Ez sok problémát megoldana, különösen a nyári időszakban, de ez már nem PM hanem HR feladat.
Egyetért azzal, hogy annak ellenére, hogy 25 százalékos az üresen álló irodák aránya, kialakulhat egy minőségi hiány Budapesten? A bérlők ugyanis egyre inkább vándorolnak át a modern, igényes épületekbe. A régi elavult épületek kiürülnek, az újak megtelnek.
Szerintem már régen így működik a piac. Amikor még évente százezer négyzetméternél nagyobb mértékű átadások voltak, már akkor is azok a házak álltak üresen, amelyek első generációsak, rossz helyen épültek, rossz az elosztásuk, műszaki paraméterük, és ez a helyzet csak fokozódott. Ezekhez az épületekhez csatlakoztak azok, amelyek akkor még megfeleltek, de azóta fokozódott az elvárás és a szelektálódás. Számomra az a meglepő, hogy a válság alatt is találunk olyan fejlesztőt és befektetőt, akik megelégednek másodlagos minőségű épület megépítésével, másodlagos lokációban.